Ga naar de hoofdinhoud
Productie

TM Technics: één Odoo-platform voor bouw en productie.

Nadat een eerdere ERP-poging was vastgelopen en het team gedemotiveerd had achtergelaten, heeft TM Technics met behulp van Dynapps een nieuw systeem op Odoo opgezet, dat op 1 juli 2023 live is gegaan met 19 gebruikers in de bouw, productie en projectcalculatie.

Praat met een expert
Bekijk hoe we werken
Twee monteurs van TM Technics monteren vanaf een oranje schaarlift geluiddempende spiraalvormige luchtkanalen aan het plafond van een industriële hal.

Sector

Bouw, met een overgang naar de productiesector.

Voetafdruk

België (Houthalen), af en toe NL.

Schaal

34 medewerkers, 19 gebruikers op Odoo.

Dynapps-partner

Sinds 2023.

Achtergrond

Een familiebedrijf (Tom en Els Stappers).

Hoe het allemaal begon

Voordat Dynapps zich ermee ging bemoeien.

In het voorjaar van 2022 kampte TM Technics met een probleem dat niet louter operationeel van aard was. Er was eerder een poging gedaan om een ERP-project op te zetten, maar dat was mislukt en had het bedrijf veel geld gekost. Wat nog pijnlijker was, was dat het energie had gekost aan het team: de medewerkers waren gedemotiveerd geraakt ten aanzien van ERP als geheel. Tom Stappers had het bedrijf oorspronkelijk opgericht als bouw- en montagebedrijf; de productie was uitgegroeid tot een aanzienlijk deel van de omzet, en zijn vrouw Els, inmiddels ook algemeen directeur, leidde de volgende poging. Een adviesbureau op het gebied van digitale transformatie, Brain-Storm BV, vertegenwoordigd door Tim Drijkoningen, was al aangetrokken om te helpen bij het in kaart brengen van de vervanging. De vraag die zich aandiende, was niet of men ERP nogmaals moest proberen. Het ging erom wie ervoor kon zorgen dat de tweede poging wel zou slagen waar de eerste had gefaald.

Een technicus van TM Technics bedient een spoelvormlijn naast een banner met het bedrijfslogo, met daarboven opgeslagen stalen spoelen en twee toevoerhaspels met de nummers 1 en 2.

De uitdaging

Waar de scheuren zichtbaar werden.

  • Demotivatie door een project dat niet van de grond is gekomen

    Er was geld uitgegeven, tijd geïnvesteerd en energie gestoken. Het vorige ERP-project had niet het gewenste resultaat opgeleverd, en het team had dat persoonlijk opgevat. Tegen 2022 riep het woord ‘ERP’ op de werkvloer eerder scepsis op dan nieuwsgierigheid. Elke nieuwe poging moest eerst dat team voor zich winnen, voordat er iets anders kon worden bereikt.

  • Staal tegen oorlogsprijzen

    Toen de oorlog in Oekraïne de staalkosten van de ene op de andere dag deed stijgen, kon TM Technics de prijzen niet snel genoeg aanpassen. Offertes die op maandag het kantoor verlieten, waren halverwege de week al niet meer correct, en het team beschikte niet over een systeemoverzicht waarmee ze de prijzen konden bijstellen. Het was een probleem met de systeemgereedheid, geen financieel probleem.

  • Winstgevendheid komt te laat aan het licht

    Het inzicht in de kosten binnen de bouw en de productie vond op verschillende plaatsen plaats. Tegen de tijd dat een project werd afgerond, werd de berekening die de offerte had moeten bepalen, pas achteraf uitgevoerd. Of de prijs de werkelijke kosten had gedekt en hoe groot de marge daadwerkelijk was, waren vragen die het bedrijf niet kon beantwoorden op het moment dat het ertoe deed.

De bocht

Waarom TM Technics ERP nog een kans gaf met Odoo en Dynapps.

De aanleiding was een combinatie van factoren. De productie was een aanzienlijk deel van de omzet gaan uitmaken. Door de oorlog in Oekraïne waren de staalprijzen van de ene op de andere dag omhooggeschoten, en het bedrijf beschikte niet over een systeem dat het kon helpen om de prijzen snel aan te passen. Het eerdere ERP-project, dat niet was geslaagd, lag nog vers in het geheugen. Er was geld uitgegeven. Maar wat nog belangrijker was: de motivatie was verdwenen. Dat laatste punt bepaalde vanaf het begin de tweede selectieronde. De criteria hadden niet langer alleen betrekking op de geschiktheid van de software. Het ging erom of een nieuwe poging de werkvloer ervan kon overtuigen dat het geen herhaling zou worden.

Drie filters in de kamer:

  • 01

    Snelle terugverdientijd gaat boven een breed scala aan functies.

    Een langdurige implementatie zou het risico op een tweede impasse hebben met zich meegebracht, en een tweede impasse zou zijn gezien als het bewijs dat ERP zelf het probleem was. Wat er ook zou volgen, het moest snel gebeuren.

  • 02

    Een partner die je altijd terzijde staat, niet iemand met de langste lijst aan referenties.

    De eerste poging was deels mislukt omdat de relatie puur zakelijk was geweest. Het criterium was deze keer wie er in de negende maand nog op de werkvloer zou staan, niet wie de meeste logo’s op een dia had staan.

  • 03

    Een partner die zich zou verdiepen in de dagelijkse gang van zaken binnen het bedrijf.

    Brain-Storm BV, vertegenwoordigd door Tim Drijkoningen, heeft de vervanging in kaart gebracht. De keuze viel uiteindelijk op Odoo, met Dynapps als partner. Els is duidelijk: ze wilde iemand die nog steeds ter plaatse zou zijn als er iets moest veranderen, en niet iemand die alleen maar software levert en zich daarna terugtrekt.

Een technicus van TM Technics bedient een spoelvormlijn naast een banner met het bedrijfslogo, met daarboven opgeslagen stalen spoelen en twee toevoerhaspels met de nummers 1 en 2.

Hoe de uitrol echt verliep

Hoe TM Technics binnen vijftien maanden live ging op Odoo.

  • Begin 2022

    Eerste kennismaking met Dynapps tijdens de Odoo Tour in Genk.

  • Eind 2022

    Workshopfase, uitgevoerd in een strak tempo.

  • Begin 2023

    Uitwerkingsfase, in nauwe samenwerking met Els als enige aanspreekpunt.

  • Eind 2023

    Odoo is in gebruik genomen. Volgens Els is dit soepel en zonder fouten verlopen.

  • 2026

    Ze draaien nog steeds op de versie waarmee ze live zijn gegaan. Er zijn nog geen upgrades uitgevoerd.

Wat we daadwerkelijk hebben gebouwd

Wat TM Technics op Odoo heeft gebouwd: zeven modules en een berekeningstool.

Zeven Odoo-modules plus één op maat gemaakte berekeningstool. Deze tool zorgde voor meer inzicht in de kosten en bracht het budgetbeheer al in de offertefase.

Vroeger waren de berekeningen verspreid over meerdere kostenplaatsen, zonder dat er een gezamenlijk overzicht was; de winstgevendheid op projectniveau kwam te laat aan het licht. Nu staan dezelfde cijfers op één plek op het moment dat er een offerte wordt opgesteld.

De opzet was compact: twee functionele consultants van Dynapps (één op het gebied van logistiek, één op financieel gebied), één technische consultant en Els als enige aanspreekpunt, waarbij maximaal drie anderen aan de workshops deelnamen. De consultants werkten mee op de werkvloer, hielden interviews en keken toe hoe de productie in de praktijk verliep.

Modules: CRM, verkoop, inkoop, voorraadbeheer, productie, projecten, boekhouding, tool voor aangepaste berekeningen.

Onze studio

De discipline die overal uit spreekt.

Eén werkprincipe werd consequent gehanteerd: standaard Odoo eerst, en pas aanpassingen waar een specifieke zakelijke reden daarvoor sprak. De op maat gemaakte berekeningstool was het enige punt waarop bewust van dit principe werd afgeweken; dit was het enige geval waarin een specifieke zakelijke behoefte zwaarder woog dan de ontwikkelingskosten.

Zijaanzicht van een wit bestelbusje van TM Technics met het logo en de slogan „industriële ventilatie en afzuigtechnieken“
Wat was moeilijk

Wanneer ‘standaard Odoo’ niet voor iedereen hetzelfde betekent.

Het moeilijkste moment was niet van technische aard. Een medewerker met een lange staat van dienst bij TM Technics had zijn eigen manier van werken, die hij in de loop van vele jaren had ontwikkeld, en hij was niet van plan om op het tempo van iemand anders over te stappen op een nieuw systeem. Als we hierop hadden aangedrongen, hadden we het risico gelopen precies die demotivatie opnieuw te creëren die we bij deze tweede poging juist hadden willen vermijden.

Het projectteam heeft bewust een compromis gesloten. De onderdelen van Odoo die hij had moeten gebruiken, werden teruggebracht tot het absolute minimum dat nodig was om het bedrijf de benodigde gegevens te verschaffen. Hij behield het grootste deel van zijn bestaande workflow en voerde net genoeg gegevens in het systeem in, zodat TM Technics beschikte over wat het nodig had voor kostenanalyses. Vanuit het oogpunt van het bedrijf leed niets anders eronder.

De les, die eerlijk genoeg de titel „standaard Odoo eerst“ draagt, betekent niet altijd dat iedereen in het team de standaard moet volgen. Soms verloopt het traject van een persoon door het systeem op een andere manier, en dat accepteren is de prijs die we moeten betalen om iedereen in beweging te houden.

Productie
Het is onmogelijk dat één persoon in uw team alles weet over ERP. U hebt een partner nodig die dat wel weet.
Els Stappers

Els Stappers

Algemeen directeur, TM Technics
Hoe het werk ons heeft veranderd

Door workshops in clusters te organiseren, wordt de besluitvormingstijd verkort.

Workshops die kort na elkaar worden gepland, verkorten de beslissingstijd. TM Technics voerde zijn workshopfase in oktober en november 2022 achter elkaar uit, waardoor het project sneller door de uitwerkingsfase heen ging dan bij een meer gespreid schema mogelijk zou zijn geweest. Dit patroon was geen uitvinding; Dynapps was er deels al van op de hoogte vóór TM Technics. Wat TM Technics deed, was dit patroon zo overtuigend bevestigen dat de aanbeveling voor een geclusterd workshopblok nu bewuster wordt gedaan, wanneer de klant daar de capaciteit voor heeft. Het is eerder een kleine aanpassing dan een nieuw patroon, en het benoemen van die schaal is onderdeel van de les.

Geautomatiseerde productielijn in een productiehal

De cijfers

Halverwege 2023 verliepen de bouw- en productieprocessen volledig via één Odoo-platform.

De tweede poging slaagde waar de eerste had gefaald. Bouw, productie en projectcalculatie werden in één keer op 1 juli 2023 op één Odoo-platform geïmplementeerd; de ingebruikname verliep naar verluidt soepel en foutloos, met negentien gebruikers op de werkvloer. Zeven standaardmodules verzorgen de dagelijkse werkzaamheden, en de ene op maat gemaakte tool, de berekeningsengine, zorgt ervoor dat de kosteninzicht op dezelfde plek beschikbaar is als waar de offerte wordt opgesteld.

19

gebruikers werken met Odoo.

15

maanden vanaf het eerste contact tijdens de Odoo Tour in Genk (april 2022) tot de ingebruikname (1 juli 2023).

7

standaard Odoo-modules plus één op maat gemaakte berekeningstool.

De echte overwinning

Van ‘hebben we daar de juiste prijs voor vastgesteld?’ naar ‘stellen we hiervoor de juiste prijs vast?’

De standaardvraag bij TM Technics is veranderd. Vroeger was de winstgevendheid van een project een terugblik: nadat een project was afgerond, probeerde de financiële afdeling uit te zoeken of de aangeboden prijs de werkelijke kosten had gedekt. Nu wordt de vraag naar voren gehaald. Al in de offertefase brengt de berekeningstool de kostencomponenten in kaart, en wordt de vraag „stellen we de prijs hier goed in?“ in plaats van „hebben we de prijs daar goed ingeschat?“ Die verschuiving, van achteraf kijken naar de marge naar vooruitkijken, is het succes dat deze ene aanpassing rechtvaardigde. Het is ook wat het verhaal van de tweede ERP-poging tot een succes maakt: deze keer is het systeem aanwezig op het moment dat de beslissingen worden genomen.

Als dit je bekend in de oren klinkt, laten we dan eens praten.

Welke richting je bedrijf ook opgaat en waar het ook vastloopt: een deskundige die ervaring heeft met dit soort projecten is de aangewezen persoon om mee te beginnen, voordat je een definitieve keuze maakt voor een bepaalde koers of een bepaald platform.

Praat met een deskundige
Bekijk hoe wij te werk gaan

Ga dieper in op het onderwerp

Lees verder.

  • Odoo implementeren

    Van ontwerp tot ingebruikname, volledig afgestemd op de manier waarop uw sector daadwerkelijk functioneert.

    Meer informatie

  • Een verouderd ERP-systeem vervangen

    Het ERP-systeem dat het bedrijf groot heeft gemaakt, remt het nu af. Al tien of twintig jaar vormt SAP Business One, Exact, Navision, Sage of een op maat gemaakt systeem de spil van de bedrijfsvoering, omgeven door integraties en spreadsheets die slechts een handvol mensen begrijpt.

    Meer informatie

  • Productie

    De productievloer, de financiële afdeling en de toeleveringsketen spreken dezelfde taal.

    Meer informatie

Meer verhalen zoals dit

Onze succesverhalen