Prima Protección voert de inkoop en klantenservice uit met behulp van AI-agenten op Odoo.
Prima Protección heeft in zes sessies met Dynapps AI-agenten aan Odoo gekoppeld. Bijna 20% van de tijd van elke afdeling wordt nu besteed aan AI-werkzaamheden.
Sector
Detailhandel en groothandel.
Voetafdruk
Spanje, met inkoop in Azië.
Schaal
30 medewerkers en meer dan 100 producten.
Dynapps-partner
Sinds 2024.
Achtergrond
Een familiebedrijf.
Prima Protección zag AI als een hulpmiddel voor e-mails en presentaties.
Prima Protección importeert, produceert en distribueert sinds 2011 veiligheidskleding voor mensen met risicovolle beroepen. Het bedrijf koopt zijn voorraad in Azië in, met levertijden van bijna een jaar. In 2024 stapte het over van tien jaar oude maatwerksoftware naar Odoo met Dynapps, dat begin 2025 in gebruik werd genomen.
Op dat moment beschouwden algemeen directeur Andrés Castañeda en zijn team kunstmatige intelligentie nog als iets marginaals: handig om een e-mail te analyseren of bij het opstellen van een presentatie te helpen. Die visie veranderde in 2026, tijdens een Dynapps Club-evenement over Claude en Odoo, waar Dynapps liet zien wat er gebeurt als Odoo wordt gekoppeld aan AI. Prima Protección zag hierdoor een manier om veel serieuzer te concurreren.
De uitdaging
Twee processen die het team veel tijd hebben gekost.
Een inkoopplan voor het komende jaar in Excel.
Prima Protección koopt in Azië in met levertijden van bijna een jaar. Elke schatting was gebaseerd op enorme Excel-spreadsheets en een handmatige controle van de verkoopgeschiedenis, uitgesplitst naar maat en kleur.
In elke inbox weer dezelfde vragen.
De e-mails van klanten volgden een duidelijk patroon: bestelstatus, technische ondersteuning, verzending van bestellingen. Elke e-mail kwam terecht in de inbox van een teamlid en werd daar handmatig beantwoord.
Hoe de uitrol echt verliep
Van de livegang van Odoo tot een zelfstandig AI-team.
2024
Prima Protección gaat aan de slag met Dynapps en vervangt zijn op maat gemaakte software door Odoo.
2025
Odoo gaat begin dit jaar live. De nieuwe B2B-webshop volgt aan het einde van het jaar.
2026
Tijdens een evenement van de Dynapps Club over Claude en Odoo ontdekt Prima Protección wat AI in combinatie met Odoo allemaal kan.
juli 2026
Zes sessies met Dynapps. AI-agenten voor inkoop, klantenservice en management worden in gebruik genomen.
Vandaag
Prima Protección breidt zijn eigen vaardigheden uit en automatiseert meer stappen zonder Dynapps.
Wat we daadwerkelijk hebben gebouwd.
Prima Protección zet drie AI-agenten in binnen Odoo. De inkoopagent voert wekelijks een analyse uit van de verkoopgeschiedenis, maten, kleuren en levertijden van leveranciers, maakt een prognose van de vraag en stelt de inkooporders op in Odoo. Het knelpunt zit hem in wie er beslist: de agent bereidt alles voor, maar de inkoopmanager keurt elk voorstel nog steeds met één klik goed.
De klantenservicemedewerker werkt op dezelfde manier. Hij registreert inkomende bestellingen automatisch en stelt antwoorden op over de bestelstatus, verzending en technische ondersteuning, die het team vervolgens kan beoordelen, waarbij het systeem leert van elke handmatige aanpassing. De managementmedewerker analyseert processen om te achterhalen waar de bedrijfskosten kunnen worden verlaagd en waar nieuwe inkomsten en omzet vandaan kunnen komen.
Drie medewerkers van Dynapps hebben in juli 2026 de zes sessies geleid: AI-consultant Aylen, accountmanager Aitor en Victor, algemeen directeur van Dynapps Spanje, waarbij het hele kantoor van Prima Protección meedeed. Bijna 20% van de tijd van elke afdeling wordt nu besteed aan werkzaamheden waarbij AI wordt ingezet.
AI-agenten: inkoopagent, klantenservicemedewerker, managementagent.
De discipline die overal uit spreekt.
Dynapps organiseert het programma in zes sessies, en het doel van die zes sessies is autonomie: dat Prima Protección zijn eigen agenten kan opleiden zonder dat Dynapps daarbij aanwezig is. Het moeilijkste is niet de technologie, maar de kennis. Het team bestaat uit experts in hun vakgebied, en die expertise zat in hun hoofden. Die moest eerst naar buiten worden gehaald en opgeschreven voordat het kon uitgroeien tot wat het bedrijf zijn ‘digitale medewerkers’ noemt.
Prima Protección heeft dit mogelijk gemaakt dankzij duidelijk omschreven processen en een projectleider die al ervaring had met AI: algemeen directeur Andrés Castañeda, in samenwerking met Aylen, AI-consultant bij Dynapps. Vandaag de dag bouwt het team zijn eigen vaardigheden op en automatiseert het steeds meer stappen in eigen beheer.
We hebben nu twee teams. Hetzelfde fysieke team als voorheen, en een nieuw virtueel team dat het hele team helpt om nog meer te bereiken.
Andrés Castañeda
Algemeen directeur, Prima ProtecciónKennis uit de hoofden en van het papier halen.
Samenwerken met Prima Protección hield in dat kennis uit de hoofden van mensen moest worden gehaald voordat een medewerker er gebruik van kon maken. Dynapps ontwikkelt nu drie oplossingen om dat op grote schaal te realiseren. DynBrain legt vast wat een bedrijf weet, zodat de AI kan werken met de kennis van al zijn medewerkers. Een OCR-laag zet binnenkomende papieren documenten om in context die de AI kan lezen. En dankzij een infrastructuur van specifieke, gerichte taken kan de AI ’s nachts doorwerken, zodat een deel van het werk al klaar is wanneer het team ’s ochtends aankomt.
De cijfers
Bijna 20% van de tijd van elke afdeling gaat nu naar AI-werkzaamheden.
20%
Volgens een schatting van Prima Protección wordt momenteel in elke afdeling een deel van de tijd besteed aan werkzaamheden die met AI worden uitgevoerd.
6
sessies van de eerste workshop tot een team dat zijn eigen agents bouwt.
1
Klik hier zodat de inkoopmanager het wekelijkse inkoopvoorstel kan goedkeuren.
Van kostenbesparing naar inkomstenbron.
Prima Protección begon met de vraag welke taken AI zou kunnen overnemen: een e-mail analyseren, een presentatie opstellen. Het management ziet AI nu als iets dat geld oplevert. AI zorgt nog steeds voor kostenbesparingen en extra ondersteuningscapaciteit, maar levert ook inkomsten en omzet op. Prima Protección behield hetzelfde team en voegde daar een virtueel team aan toe.
Als dit je bekend in de oren klinkt, laten we dan eens praten.
Welke richting je bedrijf ook opgaat en waar het ook vastloopt: een deskundige die ervaring heeft met dit soort projecten is de aangewezen persoon om mee te beginnen, voordat je een definitieve keuze maakt voor een bepaalde koers of een bepaald platform.
