De Odoo-backbone die zichzelf terugverdient in zowel de fysieke winkels als de onlineverkoop.
Hoe Espacio Orgánico handmatige overboekingen tussen winkels en op gevoel gebaseerde inkoop verving door een verkoopgestuurde voorraadaanvulling op basis van maximum- en minimumhoeveelheden in het standaard Odoo-systeem, en dit alles in 6,5 maanden tijd, van de start tot de volledige overgang in juli 2025.
Sector
Detailhandel, gespecialiseerd in biologische levensmiddelen, met een eigen restaurant en wellnessaanbod.
Voetafdruk
2 fysieke winkels in Madrid (Alcobendas, Majadahonda) en een webwinkel.
Schaal
Een familiebedrijf, opgericht in 2012, met meerdere vestigingen en een voorraadbeheer dat is afgestemd op verkoopperiodes van 20 dagen.
Dynapps-partner
Sinds 2024.
Achtergrond
Onafhankelijk familiebedrijf, zonder externe investeerders.
Voordat Dynapps in beeld kwam.
Toen Nacho, manager van Espacio Orgánico, serieus op zoek ging naar een nieuw ERP-systeem, was het bedrijf al te groot geworden voor de bestaande systemen. Het bedrijf was sinds 2012 actief als een concept met één vestiging in Madrid, een biologische supermarkt, een restaurant en een wellness- en therapiezone onder één dak, en breidde zich vervolgens uit met een tweede vestiging en een online winkel. Twee winkels betekenden ook: twee voorraadruimtes, klantbestellingen die tussen locaties heen en weer gingen, interne transfers naar het centrale magazijn en een aankoopritme dat vooral afhing van wie toevallig de schappen in de gaten hield. Nacho deed eerst wat logisch was: hij belde collega's in de sector die al met Odoo werkten en vroeg wie het voor hen had geïmplementeerd. Zo kwam de naam Dynapps op zijn bureau terecht.
De uitdaging
Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.
Routes handmatig samengesteld
Verplaatsingen tussen Alcobendas, Majadahonda en het achtermagazijn, voorbestellingen van klanten, artikelen die van de ene winkel naar de andere werden verzonden: alles moest via een medewerker lopen die alles stuk voor stuk handmatig moest invoeren. De hoofdconsultant van Dynapps beschreef het heel duidelijk: veel verplaatsingen, veel winkels, veel specifieke gevallen, en iemand fungeerde als de menselijke router voor dit alles.
Inkopen op gevoel, niet op data
Er was geen aanvullingslogica die was gebaseerd op wat de winkels daadwerkelijk verkochten. Maximale en minimale voorraadniveaus bestonden als concepten, maar het systeem keek niet naar de verkoopcijfers van de afgelopen 20 dagen om een aankoop voor te stellen. Het risico was er een dat een kleine biologische keten zich niet kan veroorloven: te veel voorraad van bederfelijke levensmiddelen die zullen bederven, of juist zonder komen te zitten, een doodvonnis voor een winkel als deze.
Administratief werk dat de hele dag in beslag nam
Borja, hoofd inkoop van Espacio Orgánico, besteedde urenlang aan steeds terugkerende gesprekken met leveranciers, het afstemmen van bestellingen tussen winkels, het achterhalen van openstaande en vertraagde bestellingen, en het reconstrueren van wat er wanneer tegen welke leverancier was gezegd. Niets daarvan was traceerbaar, niets daarvan verliep automatisch.
Waarom Espacio Orgánico al voor Odoo had gekozen en enkel nog de juiste implementatiepartner nodig had.
De aanleiding was een besluit dat Nacho al voor het eerste gesprek min of meer had genomen: het ERP-systeem vervangen. Hij was zelf bij Odoo terechtgekomen, nog voordat hij met een partner had gesproken, en de vraag was niet langer ‘welk platform’, maar ‘wie het implementeert’. Hij vroeg collega's in de sector, andere winkels die Odoo al gebruikten, wie het bij hen had geïnstalleerd en of ze tevreden waren.
Er kwamen twee of drie namen naar voren. Eén daarvan was Dynapps. Nacho nam contact op, de aanpak sloot aan, het implementatieplan klopte en hij had het gevoel dat ze de nodige ervaring hadden om het traject goed te trekken. Hij koos voor Dynapps omdat de puzzel voor hem compleet aanvoelde: ervaring met Odoo-implementaties in retail, bevestigd door collega's in de sector, en een verhaal dat hij kon vertrouwen. De reden voor die keuze ligt dus vooral bij Nacho zelf: aanbevelingen uit het netwerk van andere Odoo-gebruikers, gevolgd door een implementatieverhaal dat voldoende stevig en geloofwaardig was.
Hoe de uitrol echt verliep
Hoe Espacio Orgánico in 6,5 maand live ging op Odoo.
2024
Kick-off op 16 december, gevolgd door een eerste analysefase.
Begin 2025
De implementatie gaat van start. Aan de kant van Dynapps wordt het traject geleid door Andrea Martín, samen met een technische consultant.
Midden 2025
Go-live over verkoop en inkoop, voorraadbeheer, volledige boekhouding en de geïntegreerde e-commerce, allemaal in één gezamenlijke cutover. Ongeveer 6,5 maanden na de start.
Alles bij Espacio Orgánico draait op Odoo.
Een bewust compact Odoo-implementatieproject voor een familiebedrijf met meerdere vestigingen, uitgevoerd door twee medewerkers van Dynapps en drie eindgebruikers van Espacio Orgánico. Andrea Martín gaf aan de kant van Dynapps leiding als hoofdconsultant, bijgestaan door een technisch consultant. Aan de kant van de klant nam Nacho de leiding en fungeerde hij als Single Point of Contact, was Borja als key user verantwoordelijk voor de inkoop en was Lucía verantwoordelijk voor de boekhouding.
Op 1 juli 2025 zijn vier onderdelen van de Odoo-functionaliteit tegelijkertijd in gebruik genomen: verkoop- en inkoopbeheer, voorraadbeheer, volledige boekhouding en geïntegreerde e-commerce. Voorraadbeheer omvat de routing tussen winkels en de traceerbaarheid van leveranciers, inkoop omvat de logica voor het aanvullen van de verkoopvitrine die de juiste bestelhoeveelheid voorstelt om zowel overbevoorraad als uitverkocht te voorkomen, boekhouding sluit de cirkel in de boeken, en het e-commerce-onderdeel houdt de online winkel op dezelfde backbone als de twee winkels.
Modules: verkoop, inkoop, voorraadbeheer (verdeling tussen winkels, traceerbaarheid van leveranciers), boekhouding, geïntegreerde e-commerce, maximale/minimale aanvulling van de voorraad.
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Er is geen sprake van custom development binnen deze implementatie. Alleen de voorraadaanvulling voor de verkoopvitrine lijkt op maatwerk, en zelfs daar is de omschrijving onjuist: de logica is samen met Espacio Orgánico ontworpen, eenmalig geïmplementeerd en is sindsdien uitgegroeid tot een kernproduct van Dynapps dat ook in andere projecten wordt gebruikt. De rode draad doorheen het hele traject was net de discipline om geen eenmalige maatwerkoplossingen te bouwen. Alles wat Espacio Orgánico in juli 2025 nodig had, was standaard Odoo, geconfigureerd voor twee winkels, een online shop, een aangrenzend restaurant en een familiebedrijf dat geen op maat gemaakt ERP wilde.
Elke route tussen de winkels meteen correct krijgen.
Het in kaart brengen van alle mogelijke routes die een product kon afleggen, was lastiger dan het in kaart brengen van de producten zelf. Twee winkels, een achtermagazijn, voorbestellingen van klanten die moesten worden meegenomen naar de winkel die de klant vervolgens bezocht, overboekingen tussen locaties, en daarbovenop nog de e-commerce-stroom: elk daarvan was een apart type verplaatsing met zijn eigen regels. De leidinggevende van Dynapps herhaalde hiervoor steeds de zin 'veel bewegingen, veel winkels, veel uitzonderingen', en het werk om dit allemaal te automatiseren, in plaats van dat iemand elke overdracht met de hand moest invoeren, vormde de kern van het project. Standaard Odoo leverde de bouwstenen. Het moeilijke deel was om elke route in één keer goed te krijgen, want een verkeerde route in een levensmiddelenwinkel betekent dat een klant aan de toonbank wacht op iets dat in de andere winkel ligt.
Odoo blinkt nergens in uit, maar is in alles de beste.
Nacho
Hoofd inkoop bij Espacio OrgánicoHet aanvullen van etalages, nu een kernproduct van Dynapps.
De oplossing die Dynapps uit het traject met Espacio Orgánico heeft meegenomen, is de aanvullogica van de verkoopvoorraad. Nadat het eenmalig samen met de klant was ontwikkeld om de verkoopcijfers van de afgelopen X dagen binnen een bepaald tijdsbestek te analyseren, maximum- en minimumdrempels toe te passen en de juiste inkoophoeveelheid voor te stellen, was het geen ‘ontwikkeling’ meer op het moment dat Dynapps besloot het in het kernaanbod op te nemen. Het is nu een kernproduct dat in andere Dynapps-projecten wordt gebruikt. Het patroon is precies wat Dynapps in het begin expliciet wilde vermijden: maatwerk, hergebruikt als productisering: bouw het eenmalig voor de klant die het het hardst nodig heeft (een retailer in bederfelijke levensmiddelen waar overvoorraad geld kost en uitverkochte schappen de winkel sluiten), en zet het vervolgens door als iets dat elke vergelijkbare klant kan inschakelen. Espacio Orgánico betaalde voor de oorspronkelijke bouw; elke retailer die Dynapps daarna aan boord haalt, profiteert ervan.
Van ‘kunnen we nog een site aan?’ naar ‘hoe snel kunnen we één openen?’
De verschuiving zit in de standaardvraag die Espacio Orgánico zich nu stelt bij het overwegen van een derde winkel. Vroeger was de vraag: ‘Kunnen we de operationele complexiteit van een nieuwe vestiging aan?’ Nu inkoop, voorraadbeheer, overboekingen en de traceerbaarheid van leveranciers al op één Odoo-platform draaien, is de vraag nu: ‘Hoe snel kunnen we die openen?’ Nacho verwoordde het duidelijk: de volgende uitdaging is de volgende winkel, en het openen daarvan zal veel beter te doen zijn omdat alles al geïntegreerd en geparametriseerd is. Dat is de verschuiving in houding, geen statistiek, maar wel degene die bepaalt wat het bedrijf vervolgens gaat doen.
Als je dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Ga dieper
Lees verder.
Odoo implementeren
Van eerste analyse tot go-live, opgebouwd rond hoe jouw sector écht werkt.
Ontkoppelde systemen verbinden
Productie in het ene systeem. CRM in een ander. Financiën in weer een ander. Een technologielandschap dat niemand ooit ontwierp, waar noodoplossingen zich jarenlang opstapelden. Tot het afstemmen van de cijfers meer tijd kost dan het werk zelf.
Detailhandel en groothandel
Fysiek, online en magazijn. Eén voorraad. Eén overzicht.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar gebruik van papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Hoe Régie Châtel alle PPE-vergaderingen op één platform organiseert
Een Zwitsers familiebedrijf beheert meer dan 100 flatgebouwen via één op maat gemaakt platform dat is gebouwd met Dynapps. Dit heeft een workflow vervangen die bestond uit mailmerges in Word en Excel-overzichten.
- Voedingsindustrie
Eten & drinken
Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten
Belgische familieonderneming die ingrediënten produceert, met 75 productielocaties verspreid over 55 landen. Op de grootste locaties bleef SAP in gebruik; voor de kleinere overgenomen bedrijven werd één Odoo-sjabloon ontwikkeld.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 gehuurde fietsen
Cyclis Bike Lease is uitgegroeid van een start-up met vier oprichters in Hasselt tot een bedrijf met meer dan 36.000 leasefietsen. Dynapps heeft de zelfgebouwde oplossing van de oprichters vervangen door één Odoo-platform dat mee kan groeien met het bedrijf.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsvoorzieningen
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft in vijf maanden tijd het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Laboratoria
Laboratoria
Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform
Het oudste edelsteenkundig laboratorium ter wereld, met dagelijks 12 tot 14 gebruikers in Parijs. Heeft zijn compliance, bedrijfsvoering en rapportage ondergebracht op één Odoo-platform met een geïntegreerd LIMS.