Hoe Régie Châtel alle PPE-assemblages via één platform beheert.
Het familiebedrijf uit Châtel-Saint-Denis heeft bij meer dan 100 flatgebouwen de mailmerges in Word en de spreadsheets in Excel vervangen door één op maat gemaakt platform, gebouwd met Dynapps, waardoor ongeveer 30% van het administratieve werk vooraf is weggevallen.
Sector
Diensten, vastgoedbeheer.
Voetafdruk
Zwitserland
Schaal
Meer dan 100 VvE’s; 18 gebruikers; 1.887 contacten; daarnaast ook verhuurbeheer en makelaardij.
Dynapps-partner
Sinds 2022.
Achtergrond
Een familiebedrijf met 45 jaar ervaring; geleid door Benoît Légeret samen met zijn moeder, mevrouw Vaut.
Voordat Dynapps in beeld kwam.
Toen Dynapps Switzerland in beeld kwam, was Régie Châtel een 45 jaar oud familiebedrijf in Châtel-Saint-Denis (kanton Fribourg), dat werd gerund door Benoît Légeret samen met zijn moeder, mevrouw Vaut. Het bureau beheerde meer dan 100 PPE's (Zwitserse verenigingen van eigenaren) en hield zich daarnaast bezig met verhuurbeheer en makelaardij onder een nieuwe merknaam, Personnel. Het werk verliep op papier, met mailmerges in Word en trackers in Excel.
Elke algemene vergadering bestond uit een reeks terugkerende taken (uitnodigingen, documentenpakketten, notulen, afstemming na afloop van de vergadering) die achtereenvolgens door verschillende mensen werden uitgevoerd. Benoît, die zelf vergaderingen voorzit, kende de valkuilen van binnenuit: de voorzitter blijft na de vergadering vaak alleen achter met de aantekeningen en de verplichting om de notulen op te stellen. De vraag was niet of er moest worden gedigitaliseerd. De vraag was of een tool de werkwijze daadwerkelijk kon ondersteunen.
De uitdaging
Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.
Alleen de stoel na de montage
Na elke algemene vergadering van de PPE kreeg de voorzitter een notitieboekje mee en moest hij in zijn eentje de notulen opstellen. Die notities moesten later worden vergeleken met de uitnodiging en de stemuitslagen. Benoît, die zelf ook vergaderingen voorzit, wist uit eigen ervaring hoe veel werk dat was.
De overdrachten tussen de medewerkers
Bij het opstellen van een document werkten meerdere mensen in verschillende fasen aan dezelfde documenten, die via mailmerges in Word waren gegenereerd en parallel werden bewerkt. Een correctie op één plek werd niet doorgevoerd. Er slopen fouten in de overgangen.
De Excel-sheet waarmee de gegevens werden bijgehouden
De status van elke vergadering (uitnodiging verstuurd, documenten verspreid, notulen opgesteld) werd bijgehouden in spreadsheets die iemand moest bijwerken. Er was geen gezamenlijk overzicht van de stand van zaken van elk van de meer dan honderd dossiers op een bepaald moment.
Waarom Régie Châtel koos voor maatwerksoftware in plaats van een kant-en-klaar vastgoedpakket.
Er was geen externe aanleiding voor de verandering. Geen overname, geen nieuwe regelgeving en geen druk van investeerders. De noodzaak kwam volledig van binnenuit. Het bureau had een punt bereikt waarop de bestaande tools de groei begonnen af te remmen. Met meer dan 100 PPE’s in beheer en de ambitie om de portefeuille verder uit te breiden, nam de operationele complexiteit met elk extra dossier toe. Handmatige processen kostten steeds meer tijd en maakten het moeilijker om efficiënt op te schalen. Daarom werden verschillende pistes onderzocht om de groei ook operationeel te kunnen blijven ondersteunen. Er lagen drie opties op tafel.
Blijf bij Word en Excel
De administratieve lasten per dossier zouden ervoor hebben gezorgd dat de portefeuille ongeveer op zijn huidige omvang was gebleven.
Koop een kant-en-klaar product voor vastgoedbeheer
Wat Régie Châtel nodig had, bestond niet als kant-en-klaar product in de vorm die zij voor ogen hadden: een PPE-workflow die volledig was afgestemd op de ‘chair-on-iPad’-modus tijdens vergaderingen, en niet achteraf eraan was toegevoegd. Juist die leemte was voor hen de reden om bij Dynapps aan te kloppen voor maatwerksoftware in plaats van een geconfigureerd standaardproduct.
Bouw met Dynapps een platform dat de werkelijke vorm van het PPE-werk weerspiegelt
Hoe de uitrol echt verliep
Hoe Régie Châtel in één jaar tijd zijn PPE-platform heeft opgezet.
2022
Start. De fase van maatwerkontwikkeling gaat van start bij Dynapps Switzerland.
2023
v1 is in productie. De migratie van alle klantgegevens en assemblagegeschiedenis naar het nieuwe systeem is voltooid; het dagelijks gebruik gaat van start.
2026
Het platform wordt bij elke algemene vergadering gebruikt. Benoît maakt tijdens de vergadering rechtstreeks aantekeningen op de iPad; selectievakjes en gestructureerde velden worden automatisch in het conceptverslag opgenomen.
Wat Dynapps voor Régie Châtel heeft ontwikkeld: dashboard, volgsysteem voor vergaderingen, iPad-modus tijdens vergaderingen.
Dynapps ontwikkelde een platform op maat dat de combinatie van Word-mailings en Excel-bestanden verving. Het brengt de volledige voorbereiding en opvolging van algemene vergaderingen samen in één omgeving. Via een centraal dashboard zien gebruikers meteen welke taken prioriteit hebben. Daarnaast biedt het platform inzicht in de status van elke vergadering en ondersteunt het de voorzitter tijdens de vergadering via een iPad-modus met gestructureerde notities. Het traject liep ongeveer een jaar, van de start in 2022 tot de eerste liveversie. Vandaag ondersteunt het platform 18 gebruikers en beheert het 1.887 contacten.
Modules: dashboard voor het prioriteren van taken, tracking per vergadering (bijeenroeping, documenten, notulen, afrekening), iPad-modus tijdens vergaderingen, gestructureerd notuleren, klant- en PPE-dossiers, genereren van documenten.
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Voer de gegevens één keer in, op één plek, en laat elk daaropvolgend document deze gegevens overnemen. Een wijziging in een klantdossier of een vergaderparameter wordt nu doorgevoerd in de uitnodiging, het documentenpakket en het conceptverslag, waardoor het probleem van parallelle versies, dat bij de oude mailmerge-cyclus ontstond, wordt verholpen.
Beslissen wat er weg kan, en 45 jaar aan gegevens invoeren.
Er zijn twee belangrijke knelpunten. Het eerste betrof de reikwijdte. Bij maatwerkontwikkeling bestaat de verleiding om elke uitzondering die het oude proces in de loop der tijd heeft opgebouwd, in de code vast te leggen, en het team moest zich daar actief tegen verzetten. Zoals Benoît het zegt: “Je moet in staat zijn te beslissen wat je wel en niet wilt doen, en waar je de grenzen legt." Het project kwam uit op een dekking van ongeveer 80% van de gevallen, waarbij de uitzonderingen aan de lange staart bewust buiten de tool werden gelaten. Die beslissing moest worden genomen, en opnieuw worden genomen, tegen de natuurlijke neiging tot feature creep in.
Het tweede punt was het inlezen van de eerste gegevens. Het importeren van elk klantdossier, elk PPE en elke historische assemblage in het nieuwe systeem was, zoals Benoît het zelf omschreef, ‘een behoorlijk omvangrijke installatieklus’. Het was het soort werk dat geen zichtbare waarde oplevert totdat het klaar is, en dat moet worden gedaan voordat het platform zich kan terugbetalen.
Dankzij deze tool worden alle notulen nu binnen een week verstuurd. Alles verloopt daardoor een stuk sneller.
Coralie Lambert
Adjunct-financieel directeur, Régie ChâtelDe cijfers
Tegen 2023 draaide elke PPE-assemblage op één op maat gemaakt platform.
Mail merges in Word en Excel-overzichten behoren tot het verleden. Meer dan honderd verenigingen van eigenaars werken vandaag op één op maat gemaakt platform, waar gegevens slechts één keer hoeven te worden ingevoerd. Vervolgens worden ze automatisch verwerkt in de uitnodigingen, documentpakketten en notulen. Tijdens de vergadering maakt de voorzitter live aantekeningen op zijn iPad. Waar de notulen vroeger vaak lang op zich lieten wachten, worden ze nu binnen de week verstuurd.
~30%
vermindering van de administratieve taken in verband met de voorbereiding van de algemene vergadering.
Binnen 1 week
een ommezwaai in de verzending van het proces-verbaal na elke PPE-vergadering, in tegenstelling tot het tempo van vóór de oprichting van het platform.
100+
De PBM-dossiers draaien nu op het platform.
616
algemene vergaderingen die sinds de ingebruikname via het platform zijn georganiseerd.
Van ‘hoe blijven we bij?’ naar ‘hoe groot kan de portefeuille worden?’
De verschuiving gaat van ‘hoe houden we de stapel dossiers bij?’ naar ‘hoe groot kan de portefeuille eigenlijk worden?’ Vóór de invoering van het platform werd het bureau beperkt door wat zijn medewerkers handmatig in Excel konden bijhouden en in Word konden weergeven. Het bureau na de invoering van het platform heeft die grens verlegd. In de woorden van Benoît biedt het platform nu de mogelijkheid om de PPE-portefeuille uit te breiden en om dezelfde tool toe te passen op het bijhouden van taken per PPE, wat vandaag de dag nog steeds handmatig gebeurt, door elke beheerder afzonderlijk.
Als je dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Ga dieper
Lees verder.
Odoo herstellen
Het stabiliseren en heropbouwen van een Odoo-omgeving die niet levert wat er beloofd werd.
Een verouderd ERP-systeem vervangen
Het ERP-systeem dat het bedrijf groot maakte, remt het nu af. Al tien of twintig jaar staat SAP Business One, Exact, Navision, Sage of maatwerk centraal in de bedrijfsvoering, omringd door integraties en spreadsheets die maar een handjevol mensen begrijpt.
Financiële dienstverlening
Facturatie en rapportage, allemaal op één platform.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar gebruik van papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Voedingsindustrie
Eten & drinken
Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten
Belgische familieonderneming die ingrediënten produceert, met 75 productielocaties verspreid over 55 landen. Op de grootste locaties bleef SAP in gebruik; voor de kleinere overgenomen bedrijven werd één Odoo-sjabloon ontwikkeld.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 gehuurde fietsen
Cyclis Bike Lease is uitgegroeid van een start-up met vier oprichters in Hasselt tot een bedrijf met meer dan 36.000 leasefietsen. Dynapps heeft de zelfgebouwde oplossing van de oprichters vervangen door één Odoo-platform dat mee kan groeien met het bedrijf.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsvoorzieningen
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft in vijf maanden tijd het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Laboratoria
Laboratoria
Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform
Het oudste edelsteenkundig laboratorium ter wereld, met dagelijks 12 tot 14 gebruikers in Parijs. Heeft zijn compliance, bedrijfsvoering en rapportage ondergebracht op één Odoo-platform met een geïntegreerd LIMS.
- Professionele dienstverlening
Professionele diensten
Evolink: één Odoo-platform voor een IT- en telecombedrijf, binnen drie maanden live op vier Zwitserse locaties
Evolink verzorgt het beheer van IT- en telecommunicatiediensten voor het MKB vanuit vier vestigingen in Franstalig Zwitserland. Het bedrijf heeft zijn offertes, projecten, urenregistratie en facturering ondergebracht op één Odoo-platform.