Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform.
Hoe LFG Paris, het oudste edelsteenlaboratorium ter wereld, zijn afzonderlijke tools voor naleving, bedrijfsvoering en rapportage in vier maanden tijd heeft vervangen door één geïntegreerd platform.
Sector
Laboratoria. Edelsteenkunde en edelsteencertificering.
Voetafdruk
1 land (Frankrijk), 1 locatie (Parijs).
Schaal
12 tot 14 dagelijkse gebruikers op het geïntegreerde Odoo-platform.
Dynapps-partner
Sinds 2022.
Achtergrond
Onafhankelijk. Opgericht in 1929 door de Vakbondskamer voor de Diamanthandel.
Voordat Dynapps in beeld kwam.
LFG Paris, het Laboratoire Français de Gemmologie, dat in 1929 werd opgericht door de Kamer van Koophandel voor de Diamanthandel, begon de jaren 2020 als ’s werelds oudste edelsteenkundig laboratorium dat nog steeds onafgebroken actief is. Aurélien Delaunay, directeur van het laboratorium en zelf een praktiserend edelsteenkundige, runde het lab met een stapel afzonderlijke softwaretools, die elk een ander deel van de workflow afhandelden. De nalevingsvereisten voor laboratoria met ISO IEC 17025-accreditatie werden steeds strenger en de kloof tussen wat de tools van het laboratorium konden aantonen en wat de auditors moesten zien, werd steeds groter. De keuze drong zich op: ofwel het bewijsmateriaal bij audits blijven samenvoegen, ofwel het laboratorium overzetten naar één systeem dat het bewijsmateriaal als neveneffect van de bedrijfsvoering produceerde.
De uitdaging
Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.
De bron beschrijft het probleem van het laboratorium als één enkele situatie in plaats van als een reeks momenten. Twee aspecten springen daarbij in het oog.
Naleving onder verschillende daken
Om bij meerdere, onderling niet-gekoppelde systemen aan de ISO/IEC 17025-norm te blijven voldoen, moesten de gegevensbeveiliging en de traceerbaarheid bij elke auditcyclus voor elk systeem afzonderlijk worden aangetoond. De auditrespons van het laboratorium moest telkens opnieuw worden samengesteld wanneer dat nodig was, en werd nooit als één doorlopend dossier vastgelegd.
Verslaggeving op afstand
Vóór de invoering van Dynapps beschikte LFG Paris niet over een speciale rapportageoplossing. Zowel klanten die certificeringsgegevens opvroegen als edelsteenkundigen die hun eigen analyseresultaten wilden inzien, moesten uiteindelijk hun toevlucht nemen tot handmatige exports.
Waarom LFG voor Odoo met een geïntegreerd LIMS heeft gekozen in plaats van voor Salesforce en SAP.
Tegen eind 2022 hadden dringende behoeften bij LFG Paris ervoor gezorgd dat wat aanvankelijk was gepland als een meerjarig transformatieproject, was teruggebracht tot een plan van vier maanden. Het lab schakelde een onafhankelijke IT-consultant in om de eerste evaluatie uit te voeren en een shortlist van geschikte systemen op te stellen. Drie sporen op de tafel:
Een vertrouwde CRM-oplossing met een apart LIMS
Salesforce stond op de shortlist vanwege zijn reputatie. De architectuur zou het LIMS buiten het ERP-systeem hebben gehouden, precies het patroon dat LFG juist wilde doorbreken.
Een vertrouwde ERP-oplossing met een apart LIMS
SAP stond op de shortlist vanwege zijn reputatie. De architectuur zou het LIMS buiten het ERP-systeem hebben gehouden, los van het primaire systeem.
Dynapps met Odoo en een geïntegreerd LIMS
Aurélien Delaunay noemde de doorslaggevende factor heel duidelijk: de enige leverancier die een LIMS aanbiedt dat volledig in een ERP-systeem is geïntegreerd en tegelijkertijd voldoet aan ISO IEC 17025. Een onbekend platform dat niettemin voldeed aan de architectuur die LFG nodig had. Ze gingen akkoord.
Hoe de uitrol echt verliep
Hoe LFG binnen vier maanden live ging op Odoo met een geïntegreerd LIMS.
2022
De overeenkomst is ondertekend. Twee belanghebbenden van LFG zijn ingebed in het Dynapps-implementatieteam om de functionele scope en de productroadmap vast te stellen.
2023
Livegang van Odoo Quality, Projects, Sales, Invoices en CRM, samen met het geïntegreerde LIMS en een nieuw klantenportaal.
2024
Voortdurende aanpassingen op basis van feedback van het team; interactie op basis van dienstverlening voor lopende behoeften.
Toekomst
Migratie van Odoo-versie 14 naar versie 18.
Wat LFG op Odoo heeft gebouwd: vijf apps, een geïntegreerd LIMS en een klantenportaal.
LFG Paris maakt gebruik van vijf Odoo-applicaties – Kwaliteit, Projecten, Verkoop, Facturen en CRM naast het geïntegreerde LIMS en een nieuw klantenportaal. Hiermee heeft het bedrijf in één klap een lappendeken van afzonderlijke workflowtools en een ontbrekende rapportagelayer vervangen. Quality beheert de door ISO IEC 17025 vereiste workflowcontroles van het laboratorium, Projects volgt elke certificeringsopdracht, Sales en Invoices sluiten de commerciële cirkel, en CRM koppelt de relatiegeschiedenis aan de geschiedenis van de edelstenen. Het klantenportaal, dat in hetzelfde platform is ingebouwd in plaats van eraan gekoppeld, gaf de klanten van LFG voor het eerst directe toegang tot certificeringsrapporten. Een oorspronkelijke looptijd van meerdere jaren werd teruggebracht tot vier maanden, waarbij twee belanghebbenden van LFG gedurende het hele proces samenwerkten met het Dynapps-team.
Modules: Odoo-kwaliteit, projecten, verkoop, facturen, CRM, geïntegreerd LIMS, klantenportaal.
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Het LIMS hoort thuis binnen het ERP-systeem, nooit ernaast. Bij elke functionele beslissing werd nagegaan of deze de integriteit van het één-platform-concept in stand hield of juist ondermijnde.
De doorslaggevende factor was dat Dynapps de enige aanbieder was die een volledig geïntegreerde LIMS-oplossing binnen een ERP-systeem aanbood en tegelijkertijd volledig voldeed aan de ISO/IEC-certificering.
Aurélien Delaunay
Directeur, LFG ParijsDe architectuur is nu als LIMS op de markt gebracht.
De architectuur die LFG Paris hanteert, waarbij het LIMS in het ERP is geïntegreerd in plaats van ernaast te staan, is dezelfde architectuur die Dynapps nu als kant-en-klare oplossing aanbiedt onder de naam LIMS. De combinatie van een geïntegreerd LIMS en ISO IEC 17025-conformiteit, naast Dynapps' eigen ISO 27001-certificering, maakt Dynapps momenteel de enige Odoo-partner die beide in huis heeft. Het LFG-project toont aan dat de architectuur in de praktijk werkt, met geslaagde audits sinds de livegang.
De cijfers
Sinds maart 2023 worden compliance, bedrijfsvoering en rapportage op één Odoo-platform afgehandeld.
De afzonderlijke tools voor naleving, bedrijfsvoering en rapportage zijn verdwenen. Vijf Odoo-apps, een geïntegreerd LIMS en een klantenportaal draaien op één platform, waardoor het audittraject automatisch wordt gegenereerd als bijproduct van de bedrijfsvoering in plaats van dat het elke cyclus opnieuw moet worden samengesteld. Elke ISO IEC 17025-audit sinds de ingebruikname in maart 2023 is geslaagd.
4
nog enkele maanden te gaan tot de livegang, terwijl de oorspronkelijke planning meerdere jaren besloeg.
14
dagelijkse gebruikers op het geïntegreerde Odoo-platform.
ISO/IEC 17025
audits sinds de ingebruikname in maart 2023.
1
een platform met vijf Odoo-apps, het geïntegreerde LIMS en een klantenportaal, allemaal in één systeem.
Van het verzamelen van controle-informatie tot het toetsen ervan.
LFG Paris verzamelt geen auditbewijs meer; het platform genereert het. De standaardvraag is verschoven van „welke tools moeten we combineren om naleving in deze cyclus aan te tonen?“ naar „waar in het systeem bevindt zich het spoor?“ Voor een 95 jaar oude instelling waarvan het gezag berust op de nauwkeurigheid van haar administratie, is dat de strategische doelstelling waarvoor de consolidatie eigenlijk bedoeld was. Operationele efficiëntie is het neveneffect.
Als je dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Ga dieper
Lees verder.
Odoo implementeren
Van eerste analyse tot go-live, opgebouwd rond hoe jouw sector écht werkt.
Ontkoppelde systemen verbinden
Productie in het ene systeem. CRM in een ander. Financiën in weer een ander. Een technologielandschap dat niemand ooit ontwierp, waar noodoplossingen zich jarenlang opstapelden. Tot het afstemmen van de cijfers meer tijd kost dan het werk zelf.
Laboratoria
Van monster tot resultaat. LIMS voor interne en commerciële laboratoria.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar gebruik van papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Hoe Régie Châtel alle PPE-vergaderingen op één platform organiseert
Een Zwitsers familiebedrijf beheert meer dan 100 flatgebouwen via één op maat gemaakt platform dat is gebouwd met Dynapps. Dit heeft een workflow vervangen die bestond uit mailmerges in Word en Excel-overzichten.
- Voedingsindustrie
Eten & drinken
Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten
Belgische familieonderneming die ingrediënten produceert, met 75 productielocaties verspreid over 55 landen. Op de grootste locaties bleef SAP in gebruik; voor de kleinere overgenomen bedrijven werd één Odoo-sjabloon ontwikkeld.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 gehuurde fietsen
Cyclis Bike Lease is uitgegroeid van een start-up met vier oprichters in Hasselt tot een bedrijf met meer dan 36.000 leasefietsen. Dynapps heeft de zelfgebouwde oplossing van de oprichters vervangen door één Odoo-platform dat mee kan groeien met het bedrijf.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsvoorzieningen
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft in vijf maanden tijd het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Professionele dienstverlening
Professionele diensten
Evolink: één Odoo-platform voor een IT- en telecombedrijf, binnen drie maanden live op vier Zwitserse locaties
Evolink verzorgt het beheer van IT- en telecommunicatiediensten voor het MKB vanuit vier vestigingen in Franstalig Zwitserland. Het bedrijf heeft zijn offertes, projecten, urenregistratie en facturering ondergebracht op één Odoo-platform.