Eén Odoo-platform: van kassasysteem tot tablet voor buitendienstmedewerkers.
Toen hun bestaande ERP het einde van zijn levensduur bereikte, bracht deze 60 jaar oude Belgische elektronicaretailer kassa, voorraad, boekhouding en service op de baan samen op één Odoo-backbone met de Dynapps Retail Module.
Sector
Detailhandel. Elektrische apparaten en huisinstallaties
Voetafdruk
1 winkel, Zingem (Kruisem), België · 2.000 m² winkeloppervlakte
Schaal
30 gespecialiseerde medewerkers; witgoed, telefonie, multimedia, cv-ketels, verwarming
Dynapps-partner
Sinds 2021.
Achtergrond
Een familiebedrijf (familie Van Assche), al meer dan 60 jaar.
Voordat Dynapps in beeld kwam.
In 2021 draaide Elektro Van Assche, een 60 jaar oud familiebedrijf in elektrotechniek in Zingem, nabij Kruisem in Oost-Vlaanderen, zijn backoffice op een verouderd ERP-systeem dat het einde van zijn levensduur had bereikt. Conny Van Assche, eigenaar en algemeen directeur, zag de keuze naderen: nu het ondersteuning voor het bestaande systeem afliep, werkten de 30 medewerkers in de winkel en de mobiele servicetechnici op beperkte zekerheid. Gezien het productassortiment (grote en kleine huishoudelijke apparaten, telefonie en multimedia naast elektrische boilers en verwarmingssystemen) moest het volgende ERP-systeem zowel snelle verkoop aan de kassa als geplande installatiewerkzaamheden in één en hetzelfde systeem kunnen verwerken.
De uitdaging
Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.
De wrijving was niet rampzalig. Het was het type dat zich stilletjes opstapelt over jaren. Conny kijkt er nu op terug vanuit het nieuwe systeem: “Het loopt eigenlijk veel vlotter, efficiënter dan vroeger.” Die frictie zat op drie duidelijke plekken.
Aan de kassa
Veel producten zijn zo klein dat klanten verwachten dat ze die binnen een paar minuten kunnen pakken, afrekenen en weer vertrekken. Als het afrekenen afhankelijk is van een backoffice die niet goed samenwerkt met de kassa, kost elke transactie tijd die ten koste gaat van de volgende klant in de rij.
De monteur voor de deur
Vóór de invoering van Odoo gingen technici zonder tablet op pad. De gewerkte uren werden op papier genoteerd, materialen handmatig genoteerd en formulieren in tweevoud ondertekend, waarna alles op kantoor werd overgetypt en vervolgens naar de boekhouding werd doorgestuurd. Bij elke overdracht bestond het risico dat er een stap verloren ging of dat een cijfer verkeerd werd ingevoerd.
Op de website
De productgegevens stonden in Niwzi (het PIM-systeem dat de sector gebruikt), de voorraad- en verkoopgegevens stonden in het bestaande ERP-systeem en de website haalde zijn gegevens uit een derde bron. Die drie synchroon houden was een kleine maar constante last: een klant kwam soms voor een product dat volgens de website op voorraad was, of haakte af voor iets dat er in werkelijkheid wel was.
Waarom Elektro Van Assche voor Odoo en de Dynapps Retail-module heeft gekozen.
Het huidige ERP-systeem had het einde van zijn levensduur bereikt en het was niet langer mogelijk om het bestaande systeem te blijven gebruiken. De vraag was niet welk nieuw ERP-systeem het beste zou zijn, maar of het oude systeem überhaupt moest worden vervangen en wie Elektro Van Assche kon helpen een stabiele oplossing te vinden. Er lagen twee opties op tafel:
Het oude systeem blijven gebruiken
De einddatum zo lang mogelijk uitstellen, de storingen verhelpen en de langzame achteruitgang accepteren. Die optie is afgevallen: het was geen vraag óf het systeem zou vastlopen, maar wanneer. Zowel de kassa als de field service zaten intussen al tegen de grenzen van wat het systeem nog kon dragen.
Overstappen naar Odoo met Dynapps
Elektro Van Assche had intern al kennisgemaakt met Odoo, dus de vraag was nog welke partner ze zouden kiezen. Conny koos voor Dynapps vanwege de persoonlijke aanpak en de ervaring in de detailhandel, een oplossing die speciaal voor de praktijk is ontwikkeld en waarmee het team snel aan de slag kon. Die combinatie van domeinkennis, de Dynapps Retail Module en een werkrelatie waarop hij een jaar later nog steeds kon terugvallen, gaf uiteindelijk de doorslag.
Hoe de uitrol echt verliep
Hoe Elektro Van Assche live ging op Odoo Retail.
2021
Het huidige ERP-systeem had het einde van zijn levensduur bereikt. Het team van Conny kwam via een interne tip bij Odoo terecht, waarna de zoektocht zich richtte op het vinden van een partner.
2022
Implementatie met de Dynapps Retail Module, met focus op POS, field service en de integratie met Niwzi PIM.
2024
Halverwege 2024 draait het volledige ecosysteem, winkelvloer, buitendienst en website, op één Odoo-omgeving.
Wat Elektro Van Assche op Odoo heeft gebouwd: kassa, field service en website.
De POS-module deelt één Odoo-installatie met voorraadbeheer, verkoop, boekhouding en het klantenbestand, waardoor een snelle transactie niet langer een aaneenschakeling is van overdrachten tussen losstaande tools. Dankzij de field service-module is er in elk wagen een tablet aanwezig. Techniekers registreren ter plaatse hun tijd, noteren gebruikte materialen en nemen handtekeningen af bij de klant. Alles stroomt meteen door naar service en boekhouding, zonder manuele tussenstappen. Niwzi, het PIM-systeem dat de sector al gebruikt, blijft de centrale productdatabase. Odoo haalt daar productinformatie en stockgegevens uit, ook voor de website. Het idee was niet om het PIM te vervangen, maar errond te integreren. Twee consultants van Dynapps en drie kernmedewerkers van Elektro Van Assche, ondersteund door key users. Een klein team dat beslissingen snel nam en de feedbackloops kort hield.
Modules: CRM, verkoop, inkoop, voorraadbeheer, facturering, boekhouding, kassasysteem, projecten, urenregistratie, field service, documenten, contacten, agenda, medewerkers, dashboards, studio.
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Het werkingsprincipe waaraan Dynapps de naam heeft gegeven: eerst de Retail Module. De standaardconfiguratie van een sectorspecifieke Odoo-bundel wordt eerst geïmplementeerd, nog voordat er aan maatwerk wordt begonnen, en maatwerk wordt alleen toegepast in gevallen waarin de specifieke bedrijfsrealiteit de kosten rechtvaardigt. Bij Elektro Van Assche werd eerst de standaardbundel uitgerold. Daarna kwamen pas de integraties.
Training van een live winkelvloer zonder de kassa te vertragen.
Twee aspecten van het project verliepen voor het Dynapps-team niet op de automatische piloot. Het eerste was het opleiden van het winkelpersoneel zonder de winkelactiviteiten te vertragen: de winkel is zes dagen per week geopend in een drukke winkelomgeving, dus er was geen rustig moment om medewerkers van de werkvloer weg te halen voor klassikale trainings. Het team leerde het nieuwe systeem live, terwijl klanten bleven binnenkomen en de afrekeningssnelheid niet mocht dalen, en het trainingsplan moest zich aanpassen aan de werkdag in plaats van andersom. Het tweede was het beperken van de omvang. Bij een project dat tegelijkertijd de kassa, de winkelvloer en de boekhouding raakt, is de verleiding groot om alles tegelijk aan te pakken, en Dynapps moest daar meer dan eens tegenin gaan. Fase één werd bewust beperkt tot de kern: verkoop, POS, voorraad en klantgegevens. Optimalisaties die nuttig waren maar niet essentieel, zijn doorgeschoven naar een volgende fase.
De samenwerking met Dynapps is heel persoonlijk; het zijn ervaren mensen met veel technische kennis.
Conny Van Ascche
Eigenaar/algemeen directeur bij Elektro Van AsscheVan 'hoe registreren we dit?' naar 'wat verkopen we hierna?'
Wat er bij Elektro Van Assche is veranderd, is niet aan één enkel cijfer af te lezen. Het is een verschuiving in waar het werk plaatsvindt. Vroeger draaiden de kassa, de werkplaats, field service, de boekhouding en de website elk op hun eigen ritme. Elke overdracht was een moment waarop iets kon blijven hangen of een klant moest wachten. Nu voeden de kassa en de tablet aan het eind van de dag hetzelfde grootboek, en haalt de website productgegevens en voorraad uit dezelfde bron waar het team op de werkvloer mee werkt. De vraag op de werkvloer is niet langer “hoe krijgen we deze transactie geregistreerd?”, maar “wat verkopen we hierna?”. Conny verwoordt de strategische versie in haar eigen woorden: “Vandaag profiteren we ten volle van de mogelijkheden die dit toekomstbestendige ERP-pakket biedt, waardoor we onze groei verder kunnen faciliteren.” Voor een familiebedrijf dat al 60 jaar bestaat en van plan is er de komende 60 jaar ook te zijn, is het een overwinning dat de backoffice niet langer iets is waar het team omheen moet werken. Het wordt een systeem waarmee het team meegroeit.
Als je dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar gebruik van papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Hoe Régie Châtel alle PPE-vergaderingen op één platform organiseert
Een Zwitsers familiebedrijf beheert meer dan 100 flatgebouwen via één op maat gemaakt platform dat is gebouwd met Dynapps. Dit heeft een workflow vervangen die bestond uit mailmerges in Word en Excel-overzichten.
- Voedingsindustrie
Eten & drinken
Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten
Belgische familieonderneming die ingrediënten produceert, met 75 productielocaties verspreid over 55 landen. Op de grootste locaties bleef SAP in gebruik; voor de kleinere overgenomen bedrijven werd één Odoo-sjabloon ontwikkeld.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 gehuurde fietsen
Cyclis Bike Lease is uitgegroeid van een start-up met vier oprichters in Hasselt tot een bedrijf met meer dan 36.000 leasefietsen. Dynapps heeft de zelfgebouwde oplossing van de oprichters vervangen door één Odoo-platform dat mee kan groeien met het bedrijf.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsvoorzieningen
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft in vijf maanden tijd het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Laboratoria
Laboratoria
Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform
Het oudste edelsteenkundig laboratorium ter wereld, met dagelijks 12 tot 14 gebruikers in Parijs. Heeft zijn compliance, bedrijfsvoering en rapportage ondergebracht op één Odoo-platform met een geïntegreerd LIMS.