Evolink: één Odoo-platform voor een IT- en telecombedrijf, binnen drie maanden live in vier Zwitserse vestigingen.
Evolink heeft in drie maanden tijd afzonderlijke tools voor offertes, projecten, urenregistratie en facturering vervangen door één Odoo-platform, waardoor er geen factureerbaar werk meer verloren gaat tussen de verschillende systemen.
Sector
Diensten. Beheerde IT- en telecommunicatiediensten.
Voetafdruk
Zwitserland (Franstalig Zwitserland). Vier vestigingen: Daillens (hoofdkantoor), Rossens, Sion, Carouge
Schaal
~40 medewerkers; bedient MKB-klanten met 10 tot 50 medewerkers.
Dynapps-partner
Sinds 2024.
Waarom een groeiend Zwitsers IT- en telecombedrijf zijn afzonderlijke tools ontgroeide.
In 2024 was Evolink SA, een aanbieder van beheerde IT- en telecomoplossingen voor kleine en middelgrote bedrijven in Franstalig Zwitserland, uitgegroeid tot een bedrijf met ongeveer veertig medewerkers, verspreid over vier vestigingen: Daillens, Rossens, Sion en Carouge. Voor Yves Contat, de CEO van het bedrijf, kon de manier waarop Evolink werd geleid die groei niet meer bijhouden. Het werk was ongewoon gevarieerd voor een bedrijf van deze omvang: facturering aan klanten en leveranciers, abonnementen, projectoplevering, urenstaten, en elk onderdeel zat in zijn eigen tool. Er moest een keuze worden gemaakt: tools aan elkaar blijven koppelen, of het hele bedrijf naar één systeem overzetten.
De uitdaging
Opnieuw ingevoerde uren, verspreide offertes en niet-gefactureerd werk verspreid over verschillende tools.
De openingstijden, op twee locaties tegelijk
Een technicus registreerde zijn uren in het ene programma, terwijl de opdracht waar die uren bij hoorden in een ander programma stond, waardoor mensen dezelfde gegevens handmatig opnieuw moesten invoeren en de cijfers zelden overeenkwamen. Het probleem zat hem in het kopiëren en plakken tussen de modules, niet in de klanten zelf.
Prijzen links, openingstijden rechts
Omdat aanbiedingen in het ene systeem stonden en facturering in andere, moest je voor het samenstellen van een totaalbeeld van een klant meerdere systemen openen en hopen dat de gegevens overeenkwamen. Het risico op fouten was groot en er was geen centraal overzicht.
Werk dat stilletjes nooit in rekening is gebracht
Omdat de afdelingen los van elkaar werkten, glipten er dingen door de mazen: hier een vergeten regel, daar een niet-gefactureerde opdracht, en niemand had door dat er iets misging.
Waarom Evolink voor Odoo koos in plaats van een zwaarder ERP-systeem, en voor Dynapps in plaats van een grotere partner.
De aanleiding was dat de groei de bestaande systemen te boven ging. Met ongeveer veertig medewerkers was het tijdverlies dat door de verschillende systemen werd veroorzaakt te groot geworden om op te vangen, en besloot het bedrijf alles in één ERP-systeem te centraliseren en af te stappen van de versnipperde tools. Er moesten twee zaken worden geregeld: eerst het ERP-systeem, daarna de partner. De opties die ter discussie stonden:
Een zwaarder, toonaangevend ERP-systeem
Afgewezen vanwege de kosten. Voor een mkb-bedrijf in Franstalig Zwitserland heeft de maandelijkse licentievergoeding een direct effect op de cashflow, en de grote spelers hebben zichzelf met hun prijzen uit de markt geprijsd voor een bedrijf van de omvang van Evolink.
Een gerenommeerde implementatiepartner
Kies voor de juiste match. Evolink zocht nabijheid en een persoonlijke aanpak, een partner waarbij je niet zomaar een nummer bent, maar geen onderdeel van een grote groep.
Odoo, gebouwd met Dynapps
Odoo scoorde het best op het gebied van geïntegreerde functionaliteit, kosten en flexibiliteit: met zijn eigen ontwikkelaars en zeer specifieke behoeften was Evolink op zoek naar een open product dat het zelf kon vormgeven, en bovenal naar eenvoud. Dynapps, op slechts enkele kilometers van een van de vestigingen van Evolink in Franstalig Zwitserland, zorgde voor de persoonlijke benadering die ten grondslag ligt aan de huidige win-winrelatie.
Hoe de uitrol echt verliep
Hoe Evolink binnen drie maanden live ging op Odoo.
2024
De bouw begint met Dynapps.
Begin 2025
Eén enkele livegang voor het volledige platform, afgestemd op het boekjaar om te voorkomen dat er halverwege het jaar van ERP-systeem wordt gewisseld.
Eind 2025
Volledig gestabiliseerd; nu in volle productie, waarbij er voortdurend nieuwe modules worden toegevoegd.
Hoe Evolink het hele proces van offerte tot factuur op één Odoo-platform afhandelt.
Het uitgangspunt was eenvoud: eerst de belangrijkste modules, binnen een strakke deadline, zonder de versnipperde processen van de oude tools. Een systeem dat het team daadwerkelijk zou gebruiken, en niet weer een nieuwe stack waar ze mee zouden moeten worstelen.
Eén Odoo-platform heeft de afzonderlijke tools geïntegreerd: CRM, nieuw voor Evolink, plus offertebeheer, projectbeheer, urenregistratie, facturering, boekhouding, abonnementen, verlof en overuren. De ruggengraat is de deal-to-cash-keten: een CRM-ticket wordt een offerte en bij acceptatie start het een project met mijlpalen en automatisch gegenereerde urenstaten tot aan de eindfacturering. Projectbeheer ging het verst, aangezien die keten de kern van het bedrijf vormt. De bouw duurde ongeveer drie maanden, met drie consultants van Dynapps Switzerland, één fulltime interne ontwikkelaar en de CEO die er ongeveer 20% van de tijd aan besteedde.
Modules: CRM, offertes, projectbeheer, urenregistratie, facturering, boekhouding, abonnementsbeheer, verlof en overuren.
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Zet bij een krappe deadline eerst de belangrijkste modules op, en vermijd dat het bedrijf versnipperd raakt in een wirwar van ingewikkelde processen, zoals bij de oude tools het geval was. Het ging om een systeem dat de mensen bij Evolink ook echt zouden gebruiken, niet om weer een stapel systemen waar ze mee zouden moeten worstelen.
Maatwerkontwikkeling met een deadline van drie maanden, en de gevolgen daarvan.
De echte uitdaging was van technische aard en vloeide voort uit de ambitie van het bedrijf zelf. Omdat Evolink veel specifieke ontwikkelingswerk had laten uitvoeren, hadden oplossingen vaak onbedoelde gevolgen: een wijziging die was aangebracht om aan de ene behoefte te voldoen, bracht een probleem in een andere module aan het licht, waarna het team de kettingreactie over het hele platform moest opsporen. Met een tijdsbestek van slechts drie maanden en een livegang op 1 januari waren de eerste weken dan ook behoorlijk stressvol. De neveneffecten werden snel opgelost, maar alleen omdat de teams van Evolink en Dynapps hier gezamenlijk en snel aan werkten.
Er was nog een tweede factor, die organisatorisch van aard was en niet technisch. Evolink had al eens een slechte ervaring gehad met een tool die mislukte en moest worden teruggedraaid, waardoor het personeel oprecht vreesde of Odoo hen wel daadwerkelijk tijd zou besparen. En nadat hij de mensen verbeteringen had beloofd, vond de CEO dat hij het zich niet kon veroorloven om hierin te falen.
Het belangrijkste voor ons is dat de partner beschikbaar is en inzicht heeft in de bedrijfsactiviteiten van de klant.
Yves Contat
CEO, Evolink SAEen samenwerking tussen twee aan elkaar grenzende vakgebieden.
De verandering is aan beide kanten merkbaar. Evolink houdt zich bezig met IT, maar niet met Odoo; Dynapps houdt zich bezig met Odoo, maar niet met IT. In de loop van het project zijn de twee dan ook gaan samenwerken bij gezamenlijke klanten, een echte win-winsituatie waarbij het werk in beide richtingen stroomt. De samenwerking is ook na de implementatie zelf voortgezet.
De cijfers
Wat Evolink uit één Odoo-platform heeft gehaald.
Drie maanden na de start van de implementatie draaide Evolink op één Odoo-platform voor alle vier de vestigingen. De afzonderlijke tools voor offertes, projecten, urenregistratie, abonnementen en facturering zijn verdwenen; de ‘deal-to-cash’-keten verloopt nu op één plek en de facturatiegegevens die voorheen tussen systemen verloren gingen, worden nu volledig vastgelegd.
3
maanden vanaf de start tot de ingebruikname.
1
platform dat de afzonderlijke tools voor offertes, projecten, urenregistratie, abonnementen en facturering vervangt.
~40
gebruikers op één platform in Daillens, Rossens, Sion en Carouge, die als één bedrijf worden beheerd.
2025
het eerste volledige jaar met Odoo en de grootste omzetstijging ooit voor Evolink, dankzij het terugwinnen van voorheen misgelopen omzet.
Van gissen tussen verschillende tools naar één live overzicht van het bedrijf.
De verandering zit hem in de vraag die de CEO nu direct kan beantwoorden. Vroeger werkte het bedrijf blind tussen systemen en vroeg men zich af welke van deze tools het juiste cijfer had; nu is de vraag wat het bedrijf deze week daadwerkelijk doet, waarbij de cashflow, openstaande facturen en de verkooppijplijn allemaal zichtbaar zijn op realtime dashboards, zodat een probleem kan worden verholpen zodra het zich voordoet in plaats van pas aan het einde van het jaar te worden ontdekt.
Als je dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Ga dieper
Lees verder.
Odoo implementeren
Van eerste analyse tot go-live, opgebouwd rond hoe jouw sector écht werkt.
Ontkoppelde systemen verbinden
Productie in het ene systeem. CRM in een ander. Financiën in weer een ander. Een technologielandschap dat niemand ooit ontwierp, waar noodoplossingen zich jarenlang opstapelden. Tot het afstemmen van de cijfers meer tijd kost dan het werk zelf.
Professionele dienstverlening
Projecten, medewerkers en winst- en verliesrekening, allemaal in één model.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar gebruik van papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Hoe Régie Châtel alle PPE-vergaderingen op één platform organiseert
Een Zwitsers familiebedrijf beheert meer dan 100 flatgebouwen via één op maat gemaakt platform dat is gebouwd met Dynapps. Dit heeft een workflow vervangen die bestond uit mailmerges in Word en Excel-overzichten.
- Voedingsindustrie
Eten & drinken
Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten
Belgische familieonderneming die ingrediënten produceert, met 75 productielocaties verspreid over 55 landen. Op de grootste locaties bleef SAP in gebruik; voor de kleinere overgenomen bedrijven werd één Odoo-sjabloon ontwikkeld.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 gehuurde fietsen
Cyclis Bike Lease is uitgegroeid van een start-up met vier oprichters in Hasselt tot een bedrijf met meer dan 36.000 leasefietsen. Dynapps heeft de zelfgebouwde oplossing van de oprichters vervangen door één Odoo-platform dat mee kan groeien met het bedrijf.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsvoorzieningen
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft in vijf maanden tijd het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Laboratoria
Laboratoria
Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform
Het oudste edelsteenkundig laboratorium ter wereld, met dagelijks 12 tot 14 gebruikers in Parijs. Heeft zijn compliance, bedrijfsvoering en rapportage ondergebracht op één Odoo-platform met een geïntegreerd LIMS.