Odoo of Exact: welk ERP-systeem past bij uw MKB-bedrijf?

Waarom is de keuze voor een ERP-systeem een beslissing voor de lange termijn?

Het kiezen van een ERP-systeem is een van de belangrijkste beslissingen die een groeiend bedrijf moet nemen. Het brengt facturering, voorraadbeheer, verkoop en financiën samen in één centraal systeem. Zodra het is geïmplementeerd, wordt de bedrijfsvoering hieromheen vormgegeven. Daarom is het de moeite waard om hier goed de tijd voor te nemen. Doe onderzoek, bereid je grondig voor en praat met mensen die deze systemen al eerder hebben geïmplementeerd.

De markt voor ERP-software is drukbezet. Sommige systemen zijn gericht op grote multinationals. Andere zijn ontwikkeld voor het MKB. Odoo en Exact zijn beide actief in het MKB-segment, en daarom staan ze allebei op dezelfde shortlist. Ze zijn echter niet onderling uitwisselbaar. Pas als je weet waar elk systeem het sterkst in is, kun je een definitieve keuze maken uit de shortlist.

Voordat je beide opties met elkaar vergelijkt, is het handig om duidelijk te hebben wat belangrijk is. Welke gegevensstromen wil je beheren? Welke functionaliteit heb je nu nodig, en welke over twee jaar? Hoe snel kan het team de interface onder de knie krijgen? Hoe ziet de ondersteuning eruit na de livegang? Deze vier vragen helpen je om de bomen door het bos te zien.

Odoo en Exact: twee verschillende uitgangspunten

Wat is Odoo? 

Odoo is een Belgisch open-source ERP-pakket met wereldwijd meer dan dertien miljoen gebruikers. Het is modulair opgebouwd: boekhouding, CRM, verkoop, voorraadbeheer, productie, HR, e-commerce, marketing en de websitebouwer zijn afzonderlijke apps die allemaal gebruikmaken van één database. Je begint met de modules die je nodig hebt en voegt er meer toe naarmate je bedrijf groeit. De interface is modern en toegankelijk, waardoor de implementatie korter duurt dan bij de meeste ERP-projecten.

Wat is Exact? 

Exact is een Nederlands softwarebedrijf dat meer dan veertig jaar geleden in Delft is opgericht. Het bedient het MKB en accountants in Nederland, België en Duitsland. De kerncompetentie ligt op het gebied van boekhouding en financieel procesbeheer, met uitbreidingen naar projectbeheer, productie en handel. Er zijn verschillende implementatieopties, zoals Exact Online, Exact Globe+ en Synergy, afhankelijk van de bedrijfsgrootte. Meer dan 675.000 bedrijven gebruiken Exact voor het beheer van hun financiën en bedrijfsvoering.

Wat omvat elk systeem, naast elkaar?

Zowel Odoo als Exact zijn opgebouwd uit onderling gekoppelde modules. Elke module vervult een specifieke functie, zoals CRM, financiën, voorraadbeheer en projectbeheer, en samen vormen ze één database voor de organisatie. De onderstaande lijsten bevatten de componenten die elke leverancier als kern aanbiedt. In de praktijk worden beide platforms geleverd met veel meer modules, en de vraag die ertoe doet is niet hoeveel modules er zijn, maar welke het bedrijf daadwerkelijk gaat gebruiken.

Odoo-kernmodules 

• CRM: klantcontact, verkoopkansen, rapportage

• Verkoop: offertes, bestellingen, beheer van verkoopactiviteiten

• Inkoop: offerteaanvragen, inkooporders, leveranciersbeheer

• Voorraad: realtime voorraadstatus

• Projectbeheer: urenregistratie en kostenbeheer

• Boekhouding: debiteuren, crediteuren, volledige financiële transacties

• HRM: werving, salarisadministratie, verlof

• E-commerce: productbeheer en online betalingen

• Marketing: e-mail, sociale media, leadbeheer

• Websitebouwer: het maken en beheren van websites

De belangrijkste onderdelen 

• Financieel: boekhouding, financieel beheer, budgettering, rapportage

• Inkoop: offerteaanvragen, inkooporders, leveranciersbeheer

• Voorraad: realtime voorraadstatus

• Productie: productieplanning, -controle, kwaliteitsbeheer

• Verkoop: offertebeheer, orderverwerking, facturering

• CRM: klantcontact en rapportage

• HRM: salarisadministratie, verlof, talentmanagement

• Projectbeheer: urenregistratie en kostenbeheer

• Servicemanagement: afspraken met klanten en onderhoudsplanning

• Bedrijfsinformatie: geavanceerde analyses en rapportages

Dankzij de flexibiliteit van Odoo kan het systeem meegroeien met uw bedrijf, of u nu klein of groot begint. U configureert alleen de modules die u nodig hebt en voegt er meer toe naarmate uw werkzaamheden veranderen.

— Nadia Roukes, bedrijfsadviseur bij Dynapps

Wat zijn vier concrete verschillen tussen Odoo en Exact?

Odoo en Exact hebben veel overeenkomsten. Beide bieden modulaire ERP-oplossingen voor het MKB, beide draaien in de cloud en beide omvatten financiën, verkoop, voorraadbeheer en CRM. De verschillen komen pas naar voren zodra een bedrijf het systeem intensief gaat gebruiken. Vier verschillen springen eruit: hoe modulair elk platform is, hoe de interface aanvoelt bij dagelijks gebruik, hoe de ondersteuning eruitziet na de livegang en voor welk soort bedrijf elk platform is gebouwd. Door deze vier punten vooraf te benoemen, kunt u snel bepalen of Odoo of Exact het betere startpunt is voor een bepaald bedrijf.

Modulariteit en flexibiliteit 

Odoo is in de kern modulair opgebouwd. Je activeert de apps die je nodig hebt en voegt later meer toe. Exact is minder modulair en biedt kant-en-klare oplossingen voor specifieke sectoren, zoals de bouw of de productiesector. Daardoor kunnen bedrijven die in een van die sectorpakketten passen sneller aan de slag met Exact, maar is er minder ruimte voor maatwerk als het pakket niet helemaal aansluit.

Gebruiksvriendelijkheid 

De interface van Odoo is gebaseerd op dezelfde ontwerppatronen die de meeste teams al kennen van moderne webapplicaties. Exact is weliswaar functioneel, maar minder intuïtief, vooral voor gebruikers zonder technische achtergrond. Voor een mkb-bedrijf zonder eigen IT-team vormen de opstartkosten de grootste verborgen kostenpost.

Ondersteuningsmodel 

Odoo werkt via geautoriseerde partners zoals Dynapps, die zowel advies als doorlopende ondersteuning bieden. Daarnaast beschikt Odoo over een grote internationale community die actief is op forums en modules bijdraagt. Exact biedt professionele ondersteuning, maar uitsluitend via partners en consultants. Er is geen vergelijkbare open community waarop men kan terugvallen.

Doelgroep 

Exact richt zich op specifieke sectoren, waarbij productie, logistiek en de bouw het meest uitgebouwd zijn. Odoo richt zich in het algemeen op het MKB, waarbij de sectorale diepgang wordt geleverd door partners. Als een bedrijf precies in een van de sectorpakketten van Exact past, is die focus een voordeel. Als dat niet het geval is, is de breedte van Odoo de veiligere keuze.

We hebben een ERP-systeem gekozen. Nu begint het echte werk.

Het kiezen van het systeem is het makkelijke deel. Bij de implementatie blijkt of ERP-projecten waarde toevoegen of juist stilletjes tenietdoen. Een succesvolle implementatie hangt af van het juiste pakket, consultants die dit eerder hebben gedaan, draagvlak binnen de organisatie en een projectplan dat de toets der realiteit doorstaat. Een implementatiepartner brengt de kennis, de ervaring en de ondersteuning mee om de software in het bedrijf te integreren zonder dat het bedrijf daarbij ontwricht raakt. Het is een partnerschap, geen levering.

Welk systeem het bedrijf ook kiest, de echte meerwaarde wordt pas gerealiseerd in de fase na de contractondertekening. Als de voorbereiding goed is, volgt de rest vanzelf. Als die mislukt, kan geen enkele software – modulair of anderszins – dat nog rechtzetten.