Software voor administratiekantoren: tijdsregistratie, dossiers en facturatie.

Een administratiekantoor verkoopt tijd. Elk uur dat je team aan een klantdossier besteedt, moet op het juiste dossier terechtkomen, en aan het einde van de maand moet die tijd een factuur worden.

In veel kantoren staan de uren in de ene tool, de documenten in een andere en de facturen in een derde. Het overzicht per klant komt pas achteraf, wanneer het gesprek over een overschrijding al te laat komt.

In deze blog lees je hoe Odoo tijdsregistratie, klantdossiers en facturatie samenbrengt voor accountants- en administratiekantoren, en waar je het beste begint.

Eén platform, van nieuwe klant tot factuur.

Odoo publiceert een sectorpakket voor accountants- en administratiekantoren. Het combineert de apps die een kantoor elke dag gebruikt:

• CRM en Sales voor de pipeline en de offertes.

• Project en Timesheets voor klantwerk en factureerbare uren.

• Documents om klantdocumenten te verzamelen en te bewaren.

• Sign voor elektronische handtekeningen.

• Accounting voor de facturatie en de eigen boekhouding van het kantoor.

• Equity om UBO-structuren in kaart te brengen.

• Databases om vanuit één dashboard de Odoo-databases van je klanten te openen.

Het pakket draait op Odoo Enterprise.

Tijdsregistratie per klantdossier.

In Odoo is elke klantopdracht een project, met eigen taken. Je team registreert tijd op die taken met timesheets. Het projectdashboard toont de bestede tijd en de rendabiliteit per project, terwijl het werk nog loopt.

Die timesheets vormen de basis voor de factuur. Je factureert de tijd die echt geregistreerd is, zonder uren over te tikken van het ene systeem naar het andere.

Timesheets en aanwezigheid zijn niet hetzelfde.

Timesheets registreren naar welke klant een uur ging. Aanwezigheid registreert wanneer iemand begon en stopte met werken. Dat deel regel je met Odoo Attendances.

Klantdossiers en documenten op één plek.

Elk project krijgt een eigen documentenruimte, waar je de documenten van de klant bewaart en ordent. Het verzamelen van documenten verloopt automatisch.

Het pakket voegt ook toe wat een kantoor nodig heeft op de klantkaart: opslag van identiteitsdocumenten, een apart tabblad voor antiwitwascontroles, en de details van de opdracht en de herhaling zodra er een project gekoppeld is.

De gegevens van je klanten blijven gescheiden. Beveiligingsgroepen per klant voorkomen dat gegevens van de ene klant zichtbaar worden voor een andere, zelfs binnen dezelfde Odoo-database. De audit trail registreert wie wanneer wat heeft bekeken.

Facturatie op jouw voorwaarden.

Odoo factureert op basis van tijd en materiaal, vaste tarieven of mijlpalen.

Odoo verstuurt en ontvangt e-facturen via het Peppol-netwerk. Voor kantoren die meerdere klanten beheren, kan het Peppol-toegangspunt op kantoorniveau staan met routering per klant, of per klant wanneer de klant een eigen Peppol-identificatie heeft.

Sneller boekhouden voor je klanten.

Odoo heeft een accounting firms mode, die je in de instellingen van Accounting inschakelt voor klantfacturen, leveranciersfacturen of beide. Je vult het factuurnummer zelf in, en met een veld voor het totaal inclusief btw typ je het totaal terwijl Odoo de factuurregel aanmaakt.

Banksynchronisatie en automatisch matchen doen de rest. Volgens Odoo wordt 95% van de transacties automatisch gekoppeld aan de financiële gegevens.

Waarom Dynapps?

Wij implementeren Odoo voor bedrijven in de professionele dienstverlening, met 100+ referenties in die sector. We draaien zelf een dienstverlenend bedrijf op Odoo, met kantoren in vijf landen. Als Odoo Gold-partner met 280+ Odoo-experts richten we het projectmodel, de timesheetregels en de factureringsregels in op hoe jouw kantoor werkt.