Tijdsregistratie in Nederland: wat de Arbeidstijdenwet van je vraagt.

In Nederland is tijdsregistratie geen nieuwe verplichting. De Arbeidstijdenwet vraagt elke werkgever om de arbeids- en rusttijden van zijn werknemers bij te houden, zodat de Nederlandse Arbeidsinspectie kan nagaan of je de regels naleeft.

Voor bedrijven met meerdere vestigingen, ploegendiensten of mensen onderweg is dat geen formaliteit. Werk je vandaag met Excel-lijsten, roosters die niemand bijwerkt of losse prikklokken, dan schiet je registratie bij een controle snel tekort. In deze blog lees je wat de wet vraagt, hoe de inspectie controleert en hoe je tijdsregistratie in Odoo inricht.

Wat vraagt de Arbeidstijdenwet?

Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet verplicht de werkgever om een deugdelijke registratie bij te houden van de arbeids- en rusttijden. Met die registratie moet de Arbeidsinspectie kunnen controleren of je de wet naleeft, zoals de maximale arbeidsduur en de minimale rusttijden.

De wet schrijft geen vorm voor. Een prikklok, een urenbriefje of een digitaal systeem kan allemaal, zolang de registratie volledig en controleerbaar is. De Arbeidsinspectie verwacht minstens deze gegevens:

• Per werknemer: de gegevens zijn herleidbaar tot één werknemer, bijvoorbeeld via naam of personeelsnummer.

• Begin en einde: de werkelijke begin- en eindtijd van het werk.

• Pauzes: de totale pauzetijd per dienst.

• Soort arbeid: bijvoorbeeld reguliere uren, consignatie of aanwezigheidsdienst.

• Bewaartermijn: je bewaart de registratie minstens 52 weken.

Hoe controleert de Arbeidsinspectie?

Bij een controle vraagt de inspecteur eerst naar de geregistreerde begin- en eindtijden. Ontbreken die, dan zoekt de inspectie naar andere bronnen, zoals roosters, tijdkaarten, loonstroken, toegangsregistraties of verklaringen van werknemers.

Is een volledige controle toch mogelijk en is het een eerste overtreding, dan volgt een waarschuwing. Is controle niet mogelijk of gaat het om herhaling, dan maakt de inspectie een boeterapport op.

Waar komt de registratieplicht vandaan?

De regel past in de Europese arbeidstijdrichtlijn (2003/88/EG). In het arrest CCOO van 14 mei 2019 oordeelde het Hof van Justitie van de Europese Unie dat lidstaten werkgevers moeten verplichten om de dagelijkse arbeidstijd te meten met een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem. In het arrest Loredas van 19 december 2024 bevestigde het Hof dat die plicht voor alle werknemers geldt.

Nederland had met de Arbeidstijdenwet al een registratieplicht. De rechtspraak van het Hof bevestigt wat die wet vraagt: een systeem dat de arbeidstijd per werknemer betrouwbaar vastlegt.

• 14 mei 2019: arrest CCOO. Lidstaten moeten een systeem voor tijdsregistratie opleggen.

• 19 december 2024: arrest Loredas. De plicht geldt voor alle werknemers.

Geldt de plicht voor iedereen?

Het Arbeidstijdenbesluit maakt een uitzondering voor werknemers die minstens drie keer het wettelijk minimumloon verdienen. Voor hen gelden de regels over arbeids- en rusttijden grotendeels niet, en daarmee ook de registratieplicht niet.

Die uitzondering staat onder druk. Het Gerechtshof Amsterdam zette in een uitspraak van 16 november 2021 vraagtekens bij de verenigbaarheid ervan met het Europese recht. Volgens het hof moet je per werknemer nagaan of die echt zelf over zijn werktijden beslist. Registreer je de tijd van iedereen, dan hoef je die afweging niet per persoon te maken.

Objectief, betrouwbaar en toegankelijk: wat betekent dat in de praktijk?

Het komt neer op drie vragen die je over je huidige registratie kunt stellen.

Objectief.

De registratie toont de uren die iemand echt werkte, niet het theoretische rooster. Je legt begin, einde en pauzes vast op het moment zelf, niet achteraf op vrijdag.

Betrouwbaar.

Een correctie kan, maar laat een spoor na: wie wijzigde wat, wanneer en waarom. Een Excel-bestand dat iedereen kan aanpassen, haalt die lat moeilijk.

Toegankelijk.

Werknemers raadplegen hun eigen gegevens. Bij een inspectie haal je de registraties per persoon en per periode op, zonder dagen zoekwerk.

Zo werkt tijdsregistratie in Odoo.

Odoo Attendances legt het in- en uitklokken per werknemer vast, gekoppeld aan het werkrooster in Odoo Employees. Alles komt in één database terecht, dus planning, verlof en salarisverwerking werken met dezelfde gegevens.

Inklokken waar het werk gebeurt.

Op een kiosk aan de ingang met badge of pincode, in de browser of via de Odoo-app op de smartphone. Bij elke registratie bewaart Odoo het tijdstip en, als je dat activeert, het IP-adres en de gps-locatie. Locatiegegevens vallen onder de AVG: leg vast waarom je ze verzamelt en informeer je werknemers.

Overuren met een goedkeuring.

Odoo berekent extra uren tegenover het werkrooster. Je stelt een tolerantie in minuten in en kiest of een manager overuren goedkeurt. Goedgekeurde extra uren kun je inzetten voor een verlofaanvraag.

Fouten zie je meteen.

Een vergeten uitklok valt meteen op in het overzicht, gefilterd per afdeling, manager of datum. Met automatisch uitklokken sluit Odoo een open registratie af na een buffer die je zelf kiest.

Eén bron voor de salarisverwerking.

Werk je met Odoo Payroll, dan kunnen de geregistreerde aanwezigheden de basis vormen voor de loonberekening. Werk je met een extern salarisbureau, dan is de doorstroom van die gegevens een vast punt in de analyse.

Waar begin je?

1. Breng in kaart wie vandaag hoe registreert, per vestiging, per ploeg en per type contract.

2. Kies per groep het juiste inklokpunt: kiosk, browser of mobiel.

3. Leg de regels vast voor correcties en voor het goedkeuren van overuren.

4. Bepaal voor welke werknemers je een beroep doet op de uitzondering, of registreer voor iedereen.

5. Test met één afdeling of vestiging voor je het hele bedrijf overzet.

Waarom Dynapps?

Dynapps is Odoo Gold Partner met 900+ klantreferenties en 280+ Odoo-experts in 13 kantoren. Wanneer we Odoo implementeren, richten we tijdsregistratie in als deel van je HR- en salarisprocessen, niet als losse prikklok. De gegevens komen één keer binnen en je gebruikt ze overal waar je ze nodig hebt.

Veelgestelde vragen over tijdsregistratie in Nederland.

Is tijdsregistratie verplicht in Nederland?

Ja. Volgens artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet houdt elke werkgever een registratie bij van de arbeids- en rusttijden van zijn werknemers. Er geldt een uitzondering voor werknemers die minstens drie keer het wettelijk minimumloon verdienen, maar het Gerechtshof Amsterdam zette in 2021 vraagtekens bij die uitzondering.

Is een prikklok verplicht?

Nee. De registratie is vormvrij. Een digitale prikklok, een kiosk met badge, registratie in de browser of een app op de smartphone: het kan allemaal, zolang je begin, einde en pauzes per werknemer vastlegt en de Arbeidsinspectie de gegevens kan controleren. Een Excel-bestand dat je achteraf invult, haalt die lat moeilijk.

Hoe lang moet je de registratie bewaren?

Minstens 52 weken. Gooi je de gegevens eerder weg, dan kan de Arbeidsinspectie niet nagaan of je de regels naleeft.

Wat gebeurt er als je niet goed registreert?

Bij een eerste overtreding waarbij controle toch mogelijk is, volgt een waarschuwing. Kan de inspectie niet controleren of gaat het om herhaling, dan maakt ze een boeterapport op.

Hoe werkt tijdsregistratie in Odoo?

Met Odoo Attendances klokken werknemers in en uit via een kiosk met badge of pincode, in de browser of in de Odoo-app. Odoo legt het tijdstip vast en vergelijkt de geregistreerde uren met het werkrooster. Odoo berekent de extra uren en een manager keurt ze goed. Attendances deelt één database met Employees, Planning en Payroll, dus je gebruikt de gegevens verder zonder ze opnieuw in te voeren.